Sportplatzwelt | KOMPENDIUM SPORTPLATZ | 4. AUFLAGE | 2024

KONZEPTION

Erfassung der Angebote und Angebotsöffnung:

Die Leistungsbeschreibung muss eindeutig, erschöpfend und pro duktneutral sein. Darüber hin aus müssen alle Faktoren, die den Preis beeinflussen, berücksichtigt werden. Zudem müssen alle ein gehenden Angebote miteinander vergleichbar sein, was mit einer korrekt definierten Leistungsbe schreibung sichergestellt wird. Die Berater der PTG Consulting übernehmen für ihre Kunden die hierarchisch strukturierte Defini tion von Leistungsbeschreibungen im XML-Format. Damit wird eine vollelektronische und kostenfreie Angebotsabgabe unter Vermeidung von Kalkulations- wie auch Form fehlern auf Bieterseite gewähr leistet. Bei besonders komplexen Bedarfen wie z. B. IT-Outsourcing oder Versicherungsleistungen wer den die Leistungsbeschreibungen in Kooperation mit partnerschaft lichen Branchenexperten erstellt. Dadurch kann eine semantisch vollständige und integre Leistungs definition gewährleistet werden. Es wird stets sichergestellt, dass die Eignungs- und Zuschlags kriterien den rechtlichen Anforde rungen genügen (Rechtfertigung durch den Auftragsgegenstand). Die Festlegung der passenden Zu schlagskriterien ist entscheidend für ein rechtssicheres Verfahren sowie für die Vergleichbarkeit der eingehenden Angebote und die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots. Besonderes Augenmerk liegt auf der Vermeidung einer Vermischung von Eignungs- und Zuschlagskriterien, da dies aus Bie tersicht einen häufigen Angriffs punkt hinsichtlich potenzieller Rügen und daraus resultierenden Nachprüfungsverfahren darstellt. Erstellung der Eignungs- und Zuschlagskriterien:

beverfahrens fortlaufend zu doku mentieren. Zum Inhalt der von der PTG Consulting zu erstellenden Vergabedokumentation gehören sämtliche Verfahrensinformationen z. B. nach § 8 VgV bzw. § 6 UVgO. Die Vergabeakte wird lückenlos und rechtssicher erstellt. Dazu zählen unter anderem Prüfergebnisse, ins besondere die Zulässigkeit alter nativer Verfahrensarten und einer Gesamtvergabe betreffend, sowie die Begründung für oder gegen eine Losaufteilung. Eine umfassende und sorgfältige Dokumentation ist im Hinblick auf spätere Nachprüfungs verfahren bzw. Schadensersatzfor derungen von großer Bedeutung. Bei fehlender oder unvollständiger Dokumentation gilt die Vermu tung, dass diese Schritte nicht un ternommen wurden. Im Hinblick auf sämtliche Prüfergebnisse wird eine rechts- und revisionssichere Dokumentation gewährleistet. Durch die elektronische Abwick lung eines Vergabeverfahrens wird sichergestellt, dass die Fristen des Verfahrens verkürzt werden können und die Kosten des Vorgangs ver ringert werden. Mit der Zulassung der elektronischen Angebotsabgabe verkürzt sich auch die Angebotsfrist auf 30 Tage bei einem Offenen Ver fahren. Zudem lässt sich festhal ten, dass sich die Informations- und Wartepflicht im Falle einer elektro nischen Übermittlung der Informati onsschreiben gemäß § 134 GWB von 15 auf 10 Tage reduziert. Leistungsbeschreibung und Erstellung der Vergabeunterlagen: Voraussetzung für eine erfolg reiche Verfahrensdurchführung ist eine fachlich präzise Defini tion der Leistungsbeschreibung. Elektronische Abwicklung des Vergabeprozesses:

Seit dem 18. Oktober 2018 sind ausschließlich elektronisch abzuwickeln, weswe gen die auf dem postalischen Weg eingegangenen Angebote nicht mehr berücksichtigt werden kön nen. Diese Reform vereinfacht je doch die Angebotsabgabe enorm. Angebote können jetzt unter Wah rung der Textform, nach § 126b BGB, abgegeben werden. Dies be deutet, dass lediglich der Namen des zu Unterzeichnenden im ehe maligen Unterschriftsfeld angege ben werden muss. Eine tatsächliche Signatur ist danach nicht mehr notwendig. Im Zusammenhang mit der Umstellung ist jedoch auf das Erfordernis der elektronischen Verschlüsselung hinzuweisen. An gebote müssen, um vor vorzeitiger Kenntnisnahme geschützt zu sein, elektronisch verschlüsselt werden. Weiterhin ist auf die Rechtzeitig keit und Vollständigkeit des An gebots zu achten. Maßgeblicher Zeitpunkt zur Wahrung der Ange botsfrist ist hierbei der Eingang des Angebots beim Auftraggeber. Sofern die Grundsätze der elek tronischen Vergabe nicht ein gehalten werden, sind die Angebote auszuschließen. Prüfung und Wertung der Angebote: Grundsätzlich sind folgende Stufen zur Prüfung und Wertung vorgesehen:  Wertungsstufe 1: Ermittlung der Angebote, die wegen inhaltlicher und formeller Mängel auszuschließen sind  Wertungsstufe 2: Prüfung und Eignung der Bieter in persönlicher und sachlicher Hinsicht  Wertungsstufe 3: Prüfung der Angebotspreise  Wertungsstufe 4: Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots  Vergabeverfahren

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